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OpenAmapthèque, une autre solution libre pour gérer une bibliothèque... de service

Rédigé par administrator
Classé dans : Blog Mots clés : Open source, OpenAmapthèque, Libraries, SIGB
Le marché du SIGB libre se porte décidément bien. En effet, depuis l'état des lieux réalisé en 2006, deux nouveaux logiciels sont apparus: NewGenLib et OpenAmapThèque. C'est ce second qui a été rapidement pris en main afin de le situer vis à vis de notre duo classique: Koha et PMB.

Installation

Le logiciel peut être obtenu après enregistrement sur le site de l'Unité Mixte de recherche AMAP (botAnique et bioinforMatique de l'Architecture des Plantes) du CIRAD (France). Les prérequis d'installation sont classiques et simples: base de données MySQL, PHP et Apache avec GD2. Les fichiers décompressés font 2,5Mb, la base une fois installée comportera 41 tables.

Le processus d'installation est simple et très élégant, il se déroule en 5 étapes. A l'étape 1, les tests sont réalisés d'emblée afin de s'assurer que l'on dispose du minimum vital (ce qui sur mon hébergement 1eurohosting est bien le cas). A l'étape 2, on introduit les caractéristiques de la bibliothèque; seul bémol, le logo du catalogue est indispensable pour que le processus d'installation puisse se réaliser, là où d'autres options pourront s'activer plus tard. L'étape 3 détaille la connexion, il est possible de préfixer les tables et de travailler avec un annuaire LDAP. L'étape 4 consiste en l'installation proprement dite; elle est très visuelle, chaque étape est checkée. Enfin, l'étape 5 (responsable): le login sera 'prénom.nom', ce qui parait bien point de vue sécurité, mais en fait, un utilisateur Admin (mot de passe 'admin') et un utilisateur USER (mot de passe 'user') existent par défaut, il faudra penser à les inactiver / supprimer en administration. Lors de cette dernière étape, un jeu de données test est installé.

Utilisation

La présentation de l'OPAC est sobre et agréable, elle peut d'ailleurs être adaptée selon des canevas proposés pour tout utilisateur: il est ainsi possible de placer les menus à l'horizontale, ou à la verticale (à gauche).

Recherche

La recherche simple proposée par défaut n'est en fait pas si simple: on est assez éloigné de l'esprit Google qui a généralement la préférence de l'utilisateur. Plusieurs critères de recherche sont proposés séparément, et il n'y a pas de possibilité de recherche dans tous les champs. Autres écrans de recherche: la recherche avancée (jusqu'à 4 critères combinables, mais toujours pas de recherche dans tous les champs), et recherche thématique qui présente les thèmes et permet de lister tous les documents de ce thème en un clic.

Dans l'affichage des résultats: le titre est cliquable et donne accès à la notice. Un bloc "exporter" permet d'exporter les résultats simplement via différents supports (email, imprimer, panier et texte formaté EndNote) et différents formats. Lorsque l'on est identifié, la possibilité de créer une étagère virtuelle s'ajoute. L'étagère créée est privée par défaut mais peut être rendue publique très simplement. A noter: Zotero ne reconnait pas les notices.

La notice est présentée en 4 onglets. Le premier présente la notice abrégée qui permet de rebondir vers d'autres listes de résultats en cliquant sur les différents termes indexés (auteurs, année, thématique, classification). Cependant, la présentation n'est pas forcément adaptée au type de document: une carte montrant les intitulés de champs d'une revue... Le second onglet présente la notice complète et le troisième une notice bibliographique (le format n'est pas précisé). La localisation est présentée sur le dernier onglet; aspect FUN: les exemplaires se voient attribuer une "Côte" (sic).

Autres fonctions

Nouvelles notices: Les 10 dernières notices saisies peuvent être consultées par type de document.

Espace commun: Les étagères virtuelles sont classées par thème, elles sont constituées par le bibliothécaire ou par les utilisateurs du système. Les profils de recherche ne fonctionnaient malheureusement pas sur mon installation test.

Mon espace: Les différentes actions reliées au compte utlisateur sont disponibles sous un même menu (compte, prêt, étagères virtuelles, profils de recherche, alertes, demande d'acquisition).

Personnaliser: Permet d'adapter le layout de l'OPAC selon des canevas proposés pour tout utilisateur: il est ainsi possible de placer les menus à l'horizontale, ou à la verticale (à gauche).

Actualités: Une page permet d'afficher des informations sous forme de blog.

Forum: Des forums sont proposés, malheureusement, cette fonction était inopérente sur mon installation test.

S'inscrire: Un formulaire simple permet de s'inscrire, un captcha est là pour réduire le spam. Un email de confirmation comportant le mot de passe est envoyé à l'adresse renseignée: le mail arrive en effet, mais pas le mot de passe (!)

S'identifier: S'identifier permet d'accéder à des fonctionnalités supplémentaires: création d'étagère virtuelle dans le bloc 'exporter', et également copier la requête dans les profils de recherche et copier la requête en tant qu'alerte. Lorsque le compte correspond à un bibliothécaire, un nouveau menu "administration" apparaît en plus.

Administration

Catalogage

Le menu permet comme son nom l'indique de créer des notices, mias il est également possible d'en importer au format EndNote 7.

Le fonctionnement est assez classique, on notera pour les périodiques un menu déroulant pour le type de périodique (international avec comité de lecture,...), et un champ pour stocker l'impact facteur, mais seulement jusque 2009: et je n'ai pas vu d'emplacement pour rajouter des champs dans la notice. Autre souci dans mon installation test: la création de nouveaux exemplaires n'abouti pas...

Autorités

Le fonctionnement est assez basique: il y a peu de type d'auteur; pour les autres types d'autorités,  on a droit uniquement au nom du terme, mais pas à une définition.

Autres menus d'administration

Circulation: rien que du classique.

Acquisitions: gestion des commandes, des budgets, des fournisseurs et possibilités d'export au format XL.

Bilans statistiques: concernant le catalogue, la circulation, les acquisitions et la fréquentation de l'OPAC.

RSS: il s'agit en fait du fil d’actualités proposé sur l'OPAC, fil d'actualités qui d'ailleurs ne donne pas de RSS... 

Paramétrage: il s'agit des paramètres définis lors de l'installation qui peuvent être ajustés. On trouve également la possibilité de créer de nouveaux types de documents ("type de données"). Il est également possible de définir des restrictions d'accès au site.

Utilisateurs: Les utilisateurs peuvent être créés et inactivés. Il est possible d'ajouter des utilisateurs par import d'un fichier .csv.

Alertes: permet d'envoyer les alertes définies par les utilisateurs (envoi qui n'est donc à priori pas automatique).

Discussion

OpenAmapthèque semble avoir été conçu pour répondre au besoin classique des institutions de recherche dont les scientifiques gèrent leur ressources documentaires avec EndNote et qui désirent disposer d'un catalogue en ligne. La documentation, claire (même si pas analysée en profondeur car uniquement utilisée en réponse aux questions), indique en effet que le logiciel s'est inspiré d'EndNote. Et dans ce contexte, OpenAmapthèque apporte une réponse simple à ce besoin courant: le logiciel est très simple à installer, paramétrer et utiliser, et seul deux bugs sont à signaler après une installation "empirique" (sans lire les manuels). Dans ce contexte, il se place en compétition avec d'autres logiciels de présentation de bibliographie, mais en apportant en plus la gestion d'exemplaires et donc de prêts, soit de quoi gérer la documentation dans un service de recherche, ce qui est un plus indéniable.

Néanmoins, se positionnant en tant que système de gestion de médiathèque, cette simplicité est également une limite. La principale est l'absence d'import direct depuis des catalogues externes (Z39.50), et l'absence d'export au standard bibliothéconomique (MARC). Parmi les développements envisagés pour le logiciel, et compte tenu de son contexte d'utilisation, OpenAmapthèque devrait en premier lieu se voir ajouter les fonctions de serveur OAI qui permettraient de transformer l'outil en dépôt institutionnel simple en sélectionnant les productions propres: une fonction très utile pour les laboratoires de recherche.

A ce stade, compte tenu de la concurence, OpenAmapthèque aura probablement du mal à trouver son public. Un logiciel comme PMB est également simple à mettre en place tout en apportant d'emblée le respect des normes bibliothéconomiques et les fonctions serveur Z39.50 (et bientôt OAI). Et au moment du choix, les critères de taille de communauté et de possibilité de faire appel à des sociétés de service fera probablement la différence lors du choix.

Bref, un système simple qui répond de manière adéquate à une besoin spécifique, et propose un plan de développement intéressant; mais qui est actuellement encore limité, et qui pourra donc difficilement satisfaire d'autres utilisateurs. 

En conclusion

Les (+)

  • Processus d'installation simple et très clair
  • Utilisation simple
  • Import / export au format EndNote

Les (-)

  • Import / export de notices UNIQUEMENT au format EndNote, pas de respect des normes MARC, OAI, Z39.50.... 
  • Certains termes utilisés à mauvais escient ("côte", fils RSS)
  • Communauté très limitée (apparemment, un développeur)
  • Pas d'outil pour le support de la communauté (mailing list, wiki, ...)
  • Uniquement disponible en français
  • La doc en .doc et .ppt (j'aurais préféré .odt et odp ;-)

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